Orquestación #

Definimos como Orquestación a todo lo referido a la planificación, la visualización o entrega de las comunicaciones, y la priorización entre estas.

Planificación #

Tal como se aprecia en la imagen siguiente, en esta sección se despliega el conjunto de campañas vigentes al día de la fecha. Para facilitar la visualización, se utiliza una línea de tiempo que muestra los canales activos y comunicaciones programadas, y se incluye un indicador que representa los días en los que cada una se ha ejecutado.

La línea de tiempo permite representar en una única vista las distintas comunicaciones que están ejecutando las campañas en paralelo. Alterando la granularidad del período de tiempo (Weekly, Monthly, Quarterly, Yearly) se puede obtener mayor o menor detalle de las canales y comunicaciones agendadas.

Si observamos en el listado de la imagen anterior, cada una de las campañas puede expandirse mostrando los canales que tiene habilitados al momento, brindando la posibilidad de agregar, editar o borrar instancias de la comunicación dentro del período de comienzo y fin de la Campaña. Por ejemplo, la campaña First time buyers mortgages utiliza dos canales (Email y Banners), mientras que General Email campaign solamente emplea uno (Email).

Para las campañas que usan Banners y/o Popups, las instancias de la comunicación se pueden separar en rangos. Esto permite, dentro del período de vigencia de la campaña, desplegar o no una comunicación aunque la campaña esté en vivo. Si tomamos, por ejemplo, una campaña de Banners que se ejecutará desde el día 9 de noviembre de 2018 hasta el 31 de enero de 2019, podemos modificar en la planificación el rango de despliegue de la comunicación desde el día 9/11/2018 hasta 31/12/2018 inclusive como se aprecia a continuación. De esta forma, se deja el resto del período (aunque la campaña esté en vivo) sin mostrar comunicaciones del banner al público.

Por otro lado, se puede sacar mayor ventaja de los rangos al emplearlos para ordenar el despliegue a través de canales separados en intervalos de fechas distintos. Por ejemplo, es posible indicar que la primera semana de la campaña se muestre un banner en la página principal del sitio, y que la siguiente aparezca una ventana popup en la de operaciones.

No existen límites en la cantidad de rangos dentro del período de vigencia de la campaña, aunque por defecto, la campaña se inicializa con un rango que va desde la fecha de comienzo a la fecha de fin de la campaña. Es importante aclarar que, en caso de extender la duración de la campaña, el rango de despliegue no se modifica de forma automática.

Cuando las campañas tienen canales de Email, SMS o Push notifications, las comunicaciones se registran como blasts y se visualizan como puntos en la línea de tiempo. Haciendo clic en cada punto, se puede visualizar el detalle de cada envío (cantidad de mensajes entregados, fecha, canal, estado, y hora agendada originalmente). Para ilustrar, veamos el detalle de un blast de la campaña Prueba ejecutado el día 28 de noviembre a las 15:45 hs, que dio como resultado la entrega de un mensaje mediante SMS:

Calendarización #

La calendarización nos permite especificar qué campañas van a ser enviadas, cuándo, y a través de qué canal. Además, es posible definir si un envío será recurrente (y en tal caso, especificar la periodicidad) o no mediante el botón Schedule blast. También se puede indicar el momento en el que se enviará la comunicación saliente desde la lista desplegable When: tan pronto como sea posible (As soon as possible), o en una fecha y hora específicas (By Date).

En el ejemplo particular de arriba, se está definiendo un envío para la campaña Prueba comenzando el día 23 de diciembre de 2018 hasta el día en que finaliza dicha campaña (On Campaign Finish Date) a través de SMS. La otra opción disponible de finalización es una fecha específica que se puede ingresar de la misma manera que la inicial.

Al hacer clic en el botón Schedule it!, el envío quedará agendado. A la hora que haya sido establecida para el envío, deberemos recibir la comunicación que fue configurada tal cual explicamos en el capítulo 4 Campañas dentro del apartado Creación y configuración de contenido del correo electrónico saliente.

En el calendario se codifica con colores a qué campaña pertenece el envío, si el mismo es recurrente o no, y el estado del mismo (agendado, enviando, terminado, o cancelado). Adicionalmente, al hacer clic en el link Blasts sent in October (suponiendo que tal sea el mes actual) se mostrará un resumen de los envíos realizados, tal como se aprecia en la siguiente imagen:

Pronósticos de envíos #

Junto a la pestaña que nos permite ver el calendario (la cual se encuentra activa por defecto) podemos acceder al pronóstico de los envíos agendados (Forecast). Esta funcionalidad permite predecir a cuántos clientes se va a llegar de acuerdo al calendario actual y teniendo en cuenta las políticas de contacto que estén definidas. Adicionalmente, también se puede ver el impacto que tendría una modificación en las políticas, y pedir que se recalcule el pronóstico a partir de dicha modificación.

En síntesis, el pronóstico de envíos nos permite tener una idea precisa de cuántos contactos efectivos se van a realizar durante los próximos 14 días basándonos en las políticas de comunicaciones salientes actualmente definidas y en las campañas activas durante el mismo período. Por ese motivo, esta sección solamente resultará verdaderamente útil si se encuentran definidas las políticas de contacto. De otra manera, no habrá restricciones en las cantidades y destinatarios de las comunicaciones salientes, corriendo el riesgo de ocasionar una molestia al cliente.

Priorización #

La priorización es el método/estrategia que utiliza la herramienta para poder decidir qué comunicación entregarle al cliente, cuando en un momento dado varias campañas califican al mismo tiempo para este.

Los métodos que ofrece la herramienta son:

• Random
• Manual
• Optimized
• By Category

Random #

Se priorizará la comunicación a entregar de manera aleatoria, pudiendo recibir el cliente algunas veces una campaña y algunas veces otra:

Manual #

Se permite priorizar las campañas en orden, de mayor a menor prioridad de manera manual:

Las campañas agregadas luego de haber priorizado de forma manual, se agregarán al final de la lista, y será necesario confirmar la priorización (haciendo clic en el botón Save) para que sean parte del listado ordenado.

Optimized #

Utilizando técnicas de machine learning (comportamientos y estadísticas aprendidas del pasado), la herramienta decidirá la prioridad de cada una de las campañas de acuerdo a cuál tiene mayor probabilidad de convertir para cada cliente. Si distintas campañas poseen la misma probabilidad de conversión para una persona dada, la herramienta utilizará el método seleccionado para elegir cuál entregar. Las estrategias disponibles para discernir frente a esta situación son Random y Manual:

By Category #

En la herramienta las categorías contienen una prioridad. Eligiendo este método, la herramienta priorizará las categorías de mayor prioridad (mientras menor sea el número, mayor será la prioridad), dejando por último las que no tienen categoría asignada.

Cada agrupación (By Category o No Category) permite a su vez asignar un método de priorización a las campañas que se encuentran dentro de esa agrupación. Por ejemplo, a las campañas que pertenezcan a una categoría, se le puede asignar un orden Manual (y ordenar a mano la priorización de las campañas) y al mismo tiempo, a las campañas que no tienen categoría, asignar la priorización Random y que se entreguen de manera aleatoria. Estos puntos se ilustran a continuación:

Por lo tanto, si un cliente califica para 3 campañas (2 que pertenezcan a la categoría priorizada con Manual y la restante que no pertenezca a ninguna categoría), el orden en el que se van a entregar las comunicaciones correspondientes es el siguiente:

1. Las que pertenecen a la categoría (respetando el orden manual en la misma)
2. La que no pertenece a ninguna categoría.

Exceptions #

Además del método utilizado para priorizar las campañas (Main Criteria), es posible establecer uno distinto para cada placeholder por separado mediante el uso de excepciones. Para este fin, la herramienta permite añadir casos especiales a tener en cuenta a partir de la ubicación o el canal utilizado para la difusión de las campañas.

Para este caso debemos elegir el placeholder (BusinessSlider, por ejemplo) donde deseamos establecer el orden de prioridad, y luego indicar el tipo de estrategia que deseamos para ese lugar:

En la misma imagen de arriba también podemos observar que para cada excepción de la regla general creada de esta manera, se dispone del link Remove Exception a fin de borrarla si así deseamos hacerlo.